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Von der ersten Idee bis zum erfreulichen Abschluss – 7 Tipps für ein erfolgreiches Projektmanagement

Ohne klares Ziel lässt sich die Route nicht bestimmen

Gerade vor Beginn eines Projektes ist die klare Zieldefinition entscheidend für den Erfolg. Auch wenn Sie bei der Definition mehr Zeit benötigen als Ihnen lieb ist. Umso genauer Sie das Ziel klar vor Augen haben, desto klarer ist auch der Weg den Sie bis zum Abschluss des Projektes gehen. Die verwendete Zeit holen Sie im Verlauf schnell wieder auf. Während einer Projektphase werden Sie auch stets mit Fragen konfrontiert, welche Verzögerungen und Umwege verursachen. Wir von kopfstand konfrontieren uns bei der Vorbereitung deswegen auch bewusst mit möglichen Zielen, die eben nicht erreicht werden sollen. Langanhaltende Diskussionen lassen sich somit problemlos verkürzen.

 

Lernen Sie die Stakeholder kennen, damit Sie diese auch führen können

Als Projektmanager kümmern Sie sich nicht nur einfach um die Steuerung der Maßnahmen. Auch die Beteiligung aller einbezogenen Personen muss von Ihnen koordiniert und geführt werden. Um möglichen Konflikten und der damit verbundenen Verzögerung vorsorglich entgegenzuwirken, sollten Sie neben dem Ziel auch die verantwortlichen Personen und Entscheider genau kennen. Hierbei geht es nicht nur um den Kontakt, sondern auch um die Art und Weise, wie mit den Stakeholdern kommuniziert werden soll. Wir empfehlen unseren Kunden vor Projektstart immer einen intensiven Workshop. Dies dient nicht nur, um relevante Aspekte zu identifizieren und zu berücksichtigen. Auch der positive Beziehungsaufbau liegt uns sehr am Herzen.

 

Entscheiden Sie vorsorglich und planen Sie Hürden mit ein 

Kaum ein Projekt verläuft so sauber wie in der Theorie. Besprechen Sie mit Ihrem Team mögliche Szenarien, welche Verzögerungen verursachen. Personalausfall, Lieferengpässe oder Verzögerungen von Entscheidungen führen schnell zu zeitlichen Verlusten. Planen sie vorsorglich einen Puffer mit ein, um Enttäuschungen zu vermeiden. Außerdem ist es umso schöner, wenn das Projekt noch vor der geplanten Zeit fertiggestellt wird.

 

Ein IT-Tool kann jedem Projektmanager helfen oder überfordern

Bei der Anzahl an Tools für Projetmanager kann man ganz schnell den Überblick verlieren. Man muss nicht viel Geld ausgeben, um das richtige Tool für sich zu finden. Entscheidend sind die Funktionalität und der wirkliche Nutzen. Prüfen Sie vorab, ob das angedachte Tool auch wirklich Ihren Anforderungen entspricht. Besonders relevant ist dies, wenn weitere Beteiligte das Tool mitverwenden sollen. Unnötige Features können schnell verwirren und eine unnötig lange Einarbeitungsphase mit sich bringen.

 

Die 80:20-Regel entspricht auch unseren Erfahrungen

Diese Regel ist ziemlich simpel, aber zutreffend. Auch bei kopfstand haben wir die Erfahrung gemacht, dass die letzten 20 Prozent eines Projektes oft 80 Prozent der gesamten Projektzeit verschlingen. Besonders unseren Kunden empfehlen wir gerne genau zu überlegen, ob Sie die schnelle und kostengünstigere Variante möchten oder lieber den etwas längeren, aber auch sicheren Weg gehen. Denn so oder so möchte doch jeder das perfekte Ergebnis und wenig Frust zum Ende.

 

Auch die kleinen Meilensteine verdienen eine Würdigung

Ein langer Weg liegt vor uns und das Projekt hat garantiert seine Tücken versteckt. Damit wir nicht bis zum Ende mit der Vergabe von Glückwünschen warten müssen planen wir bewusst Meilensteine in unserer Projekte ein und verstärken nach jedem kleinen Abschluss noch einmal unsere Motivation.

 

Feedback geben und Feedback nehmen – Gelerntes bewahren

Nach jedem Projektabschluss setzen wir uns im Team noch einmal zusammen und sprechen über Erfolge und Misserfolge. Aus jeder Perspektive lassen sich neue Erkenntnisse ziehen und unsere Arbeit optimieren. Auch die Meinung der Auftraggeber liegt uns dabei sehr am Herzen. Jeder Kunde sammelt mit uns eigene Erfahrungen an denen wir uns gerne orientieren und weiter wachsen.

 

Dieser kleine Einblick macht leider so schnell noch keinen Experten. Denn das beste Mittel für einen erfolgreichen Projektverlauf ist und bleibt die Erfahrung. Und diese sollte man konsequent sammeln. Auch dabei helfen wir gerne. Wir unterstützen Sie bei Ihrem Projekt und teilen unsere Erfahrungen gerne mit Ihnen. Kontaktieren Sie uns und wir beginnen mit Ihrem Projekt.

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